Założenie i prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z ponoszeniem pewnych kosztów – i to zarówno na samym początku funkcjonowania firmy, jak i w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Ich wysokość jest bardzo zróżnicowana i zależy od wielu czynników – ilości pracowników, kosztów mediów czy nakładów ponoszonych na reklamę. W większości przypadków kształtuje się od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Na szczęście polskie prawo umożliwia przedsiębiorcom zaliczanie wydatków ponoszonych na firmę do tak zwanych kosztów, co w konsekwencji skutkuje obniżeniem wysokości obowiązkowego podatku dochodowego.
Każdy właściciel sklepu internetowego musi pamiętać o jednej podstawowej zasadzie – kosztem może być jedynie taki wydatek, który jest w bezpośredni sposób związany z funkcjonowaniem firmy i pomaga osiągnąć lub zabezpieczyć źródło dochodów. Przestrzeganie tej zasady jest niezwykle ważne, gdyż wydatki umieszczane w kosztach podlegają interpretacji urzędniczej, a w razie jakiejkolwiek kontroli to przedsiębiorca musi udowodnić, iż poniesiony koszt był ściśle związany z działalnością przedsiębiorstwa.
Do najczęstszych wydatków sklepów internetowych, które można zaliczyć w poczet kosztów należą:
– koszty wynajęcia lokalu (biura i magazynu), w którym prowadzona jest działalność gospodarcza,
– koszty mediów (czynsz, światło, gaz, telefony, Internet),
– zakup sprzętu i oprogramowania (komputery, telefony, drukarki, skanery, aparaty fotograficzne, licencje programów komputerowych, systemy operacyjne),
– zakup akcesoriów biurowych (na przykład długopisy, zeszyty, papier do drukarki, tonery),
– koszty ponoszone z transportem (zakup pojazdów, części, paliwa, płynów eksploatacyjnych i biletów oraz koszty naprawy, leasingów, przeglądów i serwisów),
– pracownicy (wynagrodzenia, składki ZUS, badania kontrolne, kursy i szkolenia),
– koszty ponoszone z reklamą i marketingiem sklepu internetowego.
Wśród pozostałych kosztów sklepu internetowego należy wymienić: usługi księgowe (na przykład korzystanie z usług biura rachunkowego), opłaty bankowe, prowizje oraz różnice kursowe. Dodatkowo prawo dopuszcza umieszczenia w kosztach opłat za studia, ale tylko wtedy, gdy nauka jest powiązana z prowadzonym biznesem i została rozpoczęta już po założeniu firmy.
Chcąc umieścić ponoszone wydatki w kosztach należy przestrzegać dwóch podstawowych zasad – każdy wydatek powinien być poparty rachunkiem lub fakturą i zaksięgowany w odpowiedni sposób.
